เป็นเรื่องที่หลีกเลี่ยงไม่ได้สำหรับการประกอบธุรกิจที่ผู้ประกอบการทุกรายจะต้องทำบัญชี ไม่เพียงแต่เฉพาะทำรายการรับเงินเข้าหรือจ่ายเงินออกเพื่อให้ทราบผลกำไรขาดทุน งบดุล หรืองบกระแสเงินสดเท่านั้น แต่ผู้ประกอบการต้องลงบัญชีให้ถูกต้อง ถูกวิธี และกฎหมาย เมื่อใดที่เจ้าหน้าที่สรรพากรเข้ามาตรวจสอบอย่างครบถ้วน ผู้ประกอบการจะทำบัญชีได้อย่างถูกต้องนั้นมีผู้เชี่ยวชาญทางบัญชีเคยบอกกล่าวไว้ว่า ในเบื้องต้นผู้ทำบัญชีจะต้องมีความรู้ในธุรกิจที่ทำให้ดีเสียก่อน นอกจากนี้ก็ต้องมีระบบบัญชี ที่ดี มีเอกสารการรับเงินจ่ายเงิน สต๊อคสินค้า ส่งสินค้าให้ครบถ้วนตามพระราชบัญญัติการบัญชี พศ.2543 ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ กฎหมายที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจ ประมวลรัษฏากร เพื่อเตรียมตัวให้พร้อมอยู่ตลอดสำหรับการเข้าตรวจสอบของสรรพากร

ประเภทธุรกิจที่แตกต่างกัน ก็จะมีรายละเอียดในการทำบัญชีแตกต่างกัน เช่น ธุรกิจบริการ ต้องไม่ลืมที่จะคำนวณภาษี ณ ที่จ่ายทุกครั้งที่เกิดการให้บริการ หรือธุรกิจผลิตสินค้า ต้องตีความให้ถูกต้องว่าสินค้าใด ผลิดเพื่อขายสินค้าใดรับจ้างผลิต ซึ่งจะมีการลงบัญชีแตกต่างกัน สำหรับธุรกิจนำเข้า-ส่งออก จะต้องแยกแยะให้ชัดเจนว่าเป็นธุรกรรมประเภทใด การซื้อขายอสังหาริมทรัพย์ หรือการให้เช่า ก็จะมีการลงบัญชีที่แตกต่างกัน

วัตถุประสงค์ของการจัดทำบัญชีสำหรับกิจการ หลักๆ คือ เพื่อใช้ประกอบการตัดสินใจในการใช้ทรัพยากรที่มีอยู่อย่างจำกัด ใช้ประกอบการตัดสินใจภาวะสำคัญ และเพื่อประกอบการพิจารณาเป้าหมายของกิจการ นอกจากนั้น การทำบัญชียังมีประโยชน์เพื่อการสั่งการ การอำนวยการ การควบคุมบุคลากร และทรัพยากรที่สำคัญขององค์กรให้เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ และมีประสิทธิผล เพื่อให้แน่ใจว่ามีการรายงานและดำรงรักษาไว้ซึ่งทรัพยากรที่สำคัญขององค์กร และเพื่ออำนวยความสะดวกต่อการควบคุมและเพื่อหน้าที่ทางสังคม ซึ่งเจ้าของกิจการ กรรมการ ผู้ถือหุ้น ต้องตระหนักถึงการมีระบบบัญชีที่ดีการจัดการทางบัญชีที่ดีต้องมีการจัดสายงานที่ดี มีระบบในการทำงานร่วมกัน ระบุหน้าที่รับผิดชอบที่ชัดเจน และมีการใช้กำลังคนที่เหมาะสมกับงาน มีการวางแผนและกำหนดเป้าหมายการจูงใจให้เกิดการทำงานไปสู่เป้าหมาย เข้าใจธรรมชาติของบุคคลและมีระบบควบคุมที่มีเสถียรภาพ นักบัญชีที่ต้องทำความเข้าใจกฎหมายที่เกี่ยวข้องกับการจัดการทางบัญชี เช่น พระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ.2543 มาตรฐานการบัญชีประมวลกฎหมายแพ่ง และพาณิชย์ว่า ด้วยการจัดการห้างหุ้นส่วนและบริษัทพระราชบัญญัติกำหนดความผิดกับห้างหุ้นส่วนจดทะเบียนบริษัทจำกัด สมาคม และมูลธิธิ ประมวลรัษฏากรกฎหมาย และระเบียบที่เกี่ยวข้องอื่นๆ เช่น พ.ร.บ. โรงงาน พ.ร.บ.ภาษีโรงเรียนและที่ดิน พ.ร.บ. เครื่องหมายการค้าและลิขสิทธิ พ.ร.บ.หลักทรัพย์และตลาดหลักทรัพย์ พ.ร.บ.สิ่งแวดล้อม ประกาศของกรมทะเบียนการค้า และกรมพัฒนาธุรกิจการค้า เป็นต้น มาดูหน้าที่ของผู้จัดทำบัญชีกันว่า นอกจากจะต้องจัดทำบัญชีให้ถูกต้องแล้ว กรณ๊ปกติผู้จัดทำบัญชีจะต้องเก็บรักษาบัญชี และเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีไว้ไม่น้อยกว่า 5 ปี กรณียกเลิกกิจการก็ต้องเก็บเอกสารจนกว่าจะส่งมอบให้สารวัตรบัญชี และสารวัตรบัญชีเก็บไว้อย่างน้อยอีก 5 ปี (ส่งมอบภายใน 90 วันขยายได้ถืง 180 วัน) กรณีถูกตรวจสอบ อธิบดีมีอำนาจกำหนดให้เก็บเกิน 5 ปีแต่ไม่เกิน 7 ปี ส่วนผู้จัดทำบัญชี จะต้องมีคุณสมบัติโดยเป็นผู้มีภูมิลำเนาในราชอาณาจักรไทย มีความรู้ภาษาไทย ไม่เคยต้องโทษจำคุกในความผิดตามกฎหมายบัญชี / สอบบัญชี เว้นแต่พ้นโทษมาแล้วไม่น้อยกว่า 3 ปี มีคุณวุฒิการศึกษาไม่ต่ำกว่าปริญญาตรีทางการบัญชี / สอบบัญชีหรือเทียบเท่า เข้าอบรมพัฒนาวิชาชีพต่อเนื่อง อบรม 3 ปี 27 ชั่วโมง (เนื้อหาเกี่ยวกับบัญชีไม่น้อยกว่า 18 ชั่วโมง แต่ละปีต้องเข้ารับการอบรมพัฒนาความรุ้อย่างต่อเนื่องทางวิชาชีพไม่น้อยกว่า 6 ชั่วโมง) และจะต้องแจ้งรายละเอียดการอบรมตามแบบ ส.บช. 7 ต่อ อธิบดีภายใน 60 วัน นับแต่วันสิ้นปีปฏิทินของทุกปี

ขอบคุณที่มา : หนังสือเอกสารภาษีอากร